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很多的企业团体,让员工用更少的时间、更少的资讯作决策。一种名叫"即时简讯服务"的行动通讯科技也迅速流行于企业之中,还有其他许多新的资讯应用科技即将出现,毫无疑问会让你感觉到资讯过量的问题。首先,制作一页摘要。不管你的简报多简短、多有重点,大家还是想看到一页简明扼要却又面面俱到的摘要。这当然与简报重点的纲要截然不同,而是为听众制作的内容摘要。其次,在作报告的过程中,运用1:3比例决定投影片的张数。如果投影片大多是文字、数字和图表,那么在简报的每三分钟间插播一张投影片。一小时的简报至多应该有20张投影片,半小时的简报至多10张。1:3的比例,有利于人们在作简报时自我约束,形成一种沟通的纪律。再次,最好在作简报前,而非简报结束后,发给在场成员每人一份讲义。记住,越能有效调动人们的听、看、记,就越能被人理解、保留、讨论,也就越能产生作用。然而,如果你采取感性诉求,直接考虑到让他辗转难眠的原因,他将会比较愿意跟你站在同一阵线。制定预算的人,不管是伟大的领导人或无名小卒,他们都有一般人的需求、愿望和欲求。如果你诉诸那些人性最好的部分,所得到的总会超过诉诸理性和策略计划。对那些想有自己的主见,却又怕与上司造成矛盾的职员来说,约翰的信念是可供借鉴的"我们每个人都必须对下面这个问题作出清楚的回答:抉择能否给自己带来更美好的人生?而每个职员不能只停留在'我会有什么遗憾'这一问题上,因为每个人都可能有一些遗憾和懊悔的事。然而,这些遗憾对于人生是重要的吗?对某些人而言,保住自己目前的工作也许对自己的生活至关重要,但对其他人来说,却极有可能成为他们一生最后悔最抱憾的事!"

4、为年底做准备。手边备有十份以上这种资料。在年底结算前一个月,许多高层主管会争先恐后地把剩余的预算消化完,以确保明年至少可以拿到同额的预算。这种做法基于三个理由,第一,想办法减少工作量。在历时一小时的简报中,常规做法应该是报告内容不超过50分钟,然后留下10分钟的时间让听众们自由讨论。同时,如果在作简报的过程中,能够将重点转换为问题,就会引发听众们私下参与讨论,然后"大声报告"他们对问题的看法。这样,作报告的时间,就会缩短至3040分钟。第二,听众能够将你的简报内容活化。让听众在中间讨论,要比在报告的最后10分钟提出问答,效果要好得多,而且这种做法使自己可以更容易做一个反应机灵、优秀出色、充满智能的发问者。第三,报告的听众会有较好的反应。只有一个才华洋溢的演讲者,才能吸引听众心甘情愿地去听报告。要知道,报告的听众,需要的是作报告者的重要观点和一些细节,然后才可能去消化这些内容,并深入探究这些观点。作简报时,如果能够把要讲的关键重点转换成问题,那就可能创造一个双嬴的效果报告者自己减轻了工作负担,而听众则提高了满意度。vn7766威尼斯第九课:不要小看资深主管,他们一般都很聪明、通达事理。当然这并不是说,他们的指令就非常清楚,而是需要进一步理出头绪。

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